Priser Om oss Kontakt
Logg inn Book demo

Personvernerklæring for Approof.no

Sist oppdatert: 10. desember 2025

Approof.no leverer tjenester innen bakgrunnssjekk og verifisering av kandidater. Vi tar ditt personvern på alvor og behandler personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR).

Denne erklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, deler og beskytter personopplysninger, samt hvilke rettigheter du har.

1. Hvem gjelder denne erklæringen for?

For å kunne levere våre tjenester opererer vi med to ulike roller når vi behandler data:

Kandidater (De registrerte): Når vi utfører en bakgrunnssjekk, gjør vi dette på oppdrag fra en potensiell arbeidsgiver (vår kunde). I disse tilfellene er det arbeidsgiveren som er behandlingsansvarlig, mens Approof.no opptrer som databehandler.

Kunder og kontaktpersoner: For informasjon om våre kunder (bedrifter) og deres kontaktpersoner, er Approof.no behandlingsansvarlig.

Besøkende på nettsiden: For data som samles inn via vår nettside (f.eks. cookies og kontaktskjema), er Approof.no behandlingsansvarlig.

2. Hvilke opplysninger behandler vi?

Vi behandler ulike typer data avhengig av din relasjon til oss:

For kandidater (under bakgrunnssjekk)

Vi behandler kun opplysninger som er relevante for den spesifikke sjekken bestilt av arbeidsgiver. Dette kan inkludere:

  • Identitetsinformasjon: Navn, adresse, telefonnummer, e-post, fødselsdato.
  • Karrierehistorikk: CV, tidligere arbeidsforhold, titler og perioder.
  • Dokumentasjon: Vitnemål, sertifikater, kursbevis og ID-papirer.
  • Referanser: Navn og kontaktinfo til referanser, samt informasjon innhentet fra disse.
  • Kreditt- og sikkerhetssjekk: Kun der dette er lovmessig begrunnet og strengt nødvendig for stillingen (f.eks. kredittsjekk, sanksjonslister eller næringsinteresser).

Automatisert behandling og AI

Vi bruker kunstig intelligens (AI) og automatiserte systemer for å behandle og ekstrahere informasjon fra CV-er og dokumenter som en del av bakgrunnssjekk-prosessen. Dette inkluderer:

  • Automatisert CV-analyse: AI-baserte systemer brukes til å ekstrahere og strukturere informasjon fra CV-er for å effektivisere verifiseringsprosessen.
  • Dokumentanalyse: Automatiserte systemer analyserer og ekstraherer relevant informasjon fra dokumenter som vitnemål, sertifikater og arbeidsattester.
  • Kvalitetssikring: All AI-behandlet informasjon gjennomgås og valideres av menneskelige saksbehandlere før den brukes i bakgrunnssjekk-rapporter.

Denne automatiserte behandlingen utføres i samsvar med norsk personvernlovgivning og GDPR. Vi sikrer at AI-systemene våre er utviklet og driftet med hensyn til personvern, nøyaktighet og rettferdighet. Alle automatiserte beslutninger kan gjennomgås av menneskelige saksbehandlere, og kandidater har rett til å få informasjon om logikken bak automatiserte beslutninger som påvirker dem.

For kunder

  • Kontaktinformasjon (navn, e-post, telefon) til kontaktpersoner.
  • Firmaopplysninger, fakturainformasjon og avtalehistorikk.
  • Kommunikasjon via e-post og kundeservice.

For besøkende på nettsiden

  • Teknisk informasjon: IP-adresse, nettlesertype, enhetstype.
  • Bruksmønster: Hvilke sider som besøkes og varighet (via cookies).

3. Formål og rettslig grunnlag

Kandidater: Formålet er å verifisere opplysninger i en rekrutteringsprosess på vegne av en arbeidsgiver. Dette inkluderer bruk av AI og automatiserte systemer for å behandle CV-er og dokumenter som en del av verifiseringsprosessen.

Rettslig grunnlag: Behandlingen skjer basert på en databehandleravtale med arbeidsgiver (som har behandlingsgrunnlag i berettiget interesse eller lovkrav). AI-behandling av personopplysninger skjer i samsvar med GDPR artikkel 22 og norsk personvernlovgivning, med menneskelig gjennomgang og kontroll av alle automatiserte beslutninger.

Kunder: Formålet er å administrere kundeforholdet, levere tjenesten og fakturere.

Rettslig grunnlag: Nødvendig for å oppfylle en avtale (GDPR art. 6.1.b) og berettiget interesse.

Besøkende: Formålet er å sikre drift av nettsiden, samt statistikk for forbedring.

Rettslig grunnlag: Berettiget interesse for nødvendige cookies, og samtykke for analyseverktøy/markedsføring.

4. Deling av opplysninger

Vi selger aldri personopplysningene dine. Vi deler kun informasjon når det er nødvendig for å levere tjenesten:

  • Arbeidsgiver (Oppdragsgiver): Resultatet av bakgrunnssjekken deles med arbeidsgiveren som har bestilt den.
  • Underleverandører (Databehandlere): Vi bruker tredjepartsleverandører til f.eks. IT-drift, skytjenester og saksbehandlingssystemer. Disse er bundet av databehandleravtaler og kan ikke bruke dataene til egne formål.
  • Myndigheter: Ved lovpålagt krav kan opplysninger utleveres til offentlige myndigheter.

Overføring til utlandet: Vi tilstreber å behandle alle data innenfor EU/EØS. Dersom vi benytter leverandører utenfor EØS, sikrer vi at det foreligger gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel EUs standardklausuler (SCC).

5. Lagring og sletting

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn nødvendig.

  • Bakgrunnssjekk: Data knyttet til kandidater slettes automatisk i henhold til avtale med den enkelte kunde (arbeidsgiver). Normalt slettes disse etter 6 måneder, og senest etter 24 måneder (2 år) med mindre lengre lagring er nødvendig for å oppfylle juridiske forpliktelser.
  • Kundeinfo: Lagres så lenge kundeforholdet består, og deretter i henhold til bokføringsloven (5 år).

6. Sikkerhet

Approof.no har implementert omfattende tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre dine data, blant annet:

  • Kryptering av data ved overføring og lagring.
  • Streng tilgangsstyring (kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang).
  • Jevnlige sikkerhetsrevisjoner og opplæring av ansatte.

Alle våre ansatte har signert taushetserklæring.

7. Dine rettigheter

Som registrert har du følgende rettigheter i henhold til GDPR:

  • Innsyn: Rett til å få vite hvilke opplysninger vi har om deg.
  • Korrigering: Rett til å få rettet feilaktige opplysninger.
  • Sletting: Rett til å bli "glemt" (med mindre vi er lovpålagt å lagre dataene).
  • Begrensning: Rett til å be om at behandlingen begrenses.
  • Dataportabilitet: Rett til å få utlevert dine data i et maskinlesbart format.

Hvordan utøve dine rettigheter:

Dersom du er kandidat i en prosess, er det normalt arbeidsgiver (behandlingsansvarlig) du skal kontakte. Vi vil likevel bistå med å formidle henvendelsen dersom du kontakter oss.

For henvendelser der Approof.no er behandlingsansvarlig, kontakt oss direkte på e-postadressen under.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener vi ikke overholder personvernregelverket.

8. Tredjepartsverktøy og Cookies

Vi bruker følgende hovedleverandører for å drifte våre tjenester:

  • Google Analytics: For webanalyse (krever samtykke).
  • Railway og Supabase: For hosting av data og servere.

Alle våre leverandører er vurdert med tanke på informasjonssikkerhet og personvern, og er bundet av databehandleravtaler i samsvar med GDPR.

9. Kontaktinformasjon

Har du spørsmål om denne personvernerklæringen eller hvordan vi behandler data?

Kontaktperson for personvern: Ole Christian Eid