Arbeidsgiveransvaret: hvorfor det du ikke visste om en ansatt kan bli styrets problem

Et selskap trenger ikke ha gjort noe galt for å bli holdt ansvarlig for skaden en ansatt påfører andre. Det er kjernen i det norske arbeidsgiveransvaret, og det er en av de tydeligste juridiske grunnene til at ansettelsesprosessen ikke bare er HRs anliggende, men noe styret bør ha en formening om.

Problemet med denne typen risiko er at den ikke viser seg på ansettelsesdagen. Den ligger stille, ofte i årevis, og materialiserer seg først den dagen noe går galt, lenge etter at beslutningen om å ansette ble tatt og glemt.

Hva arbeidsgiveransvaret faktisk sier

Arbeidsgiveransvaret er regulert i skadeserstatningsloven kapittel 2, og bygger på et objektivt ansvarsgrunnlag. Det betyr at selskapet kan bli erstatningsansvarlig for skade en ansatt volder forsettlig eller uaktsomt under utførelsen av arbeidet, uten at det må bevises at selskapet selv har gjort noe klanderverdig. Det er tilstrekkelig at skaden skjer innenfor det som med rimelighet kan ventes ut fra arten av virksomheten og arbeidet.

Med andre ord: selskapet trenger ikke ha visst noe, trenger ikke ha vært uforsiktig i sin egen håndtering, og trenger likevel å svare for det den ansatte gjorde. Ansvaret følger av rollen som arbeidsgiver, ikke av hvor mye selskapet visste på forhånd.

Det finnes en unntaksmulighet, der ansvaret kan lempes eller falle bort dersom det, tatt i betraktning skadens størrelse, forsikringsforhold og omstendighetene for øvrig, fremstår rimelig at den skadelidte bærer noe av tapet selv. Men dette er en unntaksvurdering, ikke en hovedregel selskaper kan lene seg på.

Hvorfor dette gjør ansettelsesprosessen til et styrespørsmål

Et selskap velger ikke hvilke skader en ansatt kan komme til å påføre andre i fremtiden. Det selskapet derimot kan velge, er hvor grundig det undersøker hvem det gir tillit, tilgang og ansvar til i utgangspunktet. Det er nettopp her risikoen enten reduseres eller forblir ukontrollert.

Dette er samme logikk styret allerede kjenner fra finansiell internkontroll: man kan ikke forhindre at noe går galt med sikkerhet, men man kan bygge kontroller som reduserer sannsynligheten og fanger opp de mest åpenbare rødt flagg-tilfellene før de blir et problem. En ansettelsesprosess uten systematisk verifisering av identitet, arbeidserfaring og utdanning er, sett med styreøyne, et kontrollhull i nøyaktig samme kategori som svak internkontroll på økonomisiden.

Skaden viser seg sent, ansvaret oppstår tidlig

En global studie fra ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), verdens ledende fagorganisasjon for bedrageri-etterforskning, fant at en gjennomsnittlig underslagssak varer i underkant av 12 måneder før den oppdages. I den perioden akkumuleres skaden måned for måned, uten at noen i organisasjonen nødvendigvis vet om det.

Det stille tidsrommet mellom ansettelse og oppdagelse er hele poenget med å tenke på dette som en styresak, ikke bare en driftssak. Beslutningen som skapte risikoen ble tatt lenge før skaden ble synlig, av noen som på det tidspunktet ikke hadde grunn til å tro noe var galt. Når skaden til slutt viser seg, er det ikke lenger et spørsmål rekruttereren kan svare for alene.

Norske domstoler har de siste årene behandlet flere underslagssaker med tap i millionklassen, blant annet en bank-ansatt dømt for underslag av 12 millioner kroner og en tidligere ansatt i et velkjent norsk selskap fengslet for grovt underslag. Dette er ikke ment som en påstand om at disse konkrete sakene kunne vært unngått med en bakgrunnssjekk, men de illustrerer et poeng: skalaen på skaden en enkelt ansatt kan påføre et selskap, er stor nok til at spørsmålet fortjener oppmerksomhet på styrenivå, ikke bare i HR.

Hva en bakgrunnssjekk faktisk reduserer, og hva den ikke gjør

Det er en fristende, men unøyaktig, antagelse at bakgrunnssjekk hovedsakelig handler om å luke ut folk med kriminell bakgrunn. ACFE-studien peker på noe annet: 87 prosent av de som ble tatt for underslag hadde aldri tidligere vært siktet eller dømt for et bedrageri-relatert forhold. De fleste som svikter tilliten de får, gjør det første gang, uten et rulleblad som ville dukket opp i noen sjekk.

Det betyr ikke at bakgrunnssjekk er verdiløst, det betyr at verdien ligger et annet sted enn mange tror. Det som faktisk kan verifiseres før ansettelse, er om personen er den de sier de er, om CV-en og kvalifikasjonene stemmer, og om det finnes økonomiske forhold som gjør en bestemt rolle uegnet for akkurat denne kandidaten. Det er ikke en garanti mot fremtidig svik, men det fjerner den delen av risikoen som faktisk lar seg undersøke på forhånd, nemlig at grunnlaget for tilliten dere gir er reelt.

En kontroll styret kan etterspørre, uten å måtte detaljstyre HR

Styret trenger ikke godkjenne enkeltansettelser for å ta arbeidsgiveransvaret på alvor. Det som er relevant på styrenivå, er om selskapet har en standardisert, dokumentert prosess for hvilke stillinger som bakgrunnssjekkes, hvilke sjekker som gjøres for hvilken risikokategori, og om denne prosessen faktisk følges likt uavhengig av hvem som rekrutterer eller hvor travelt det er.

Dette er en kontrollmekanisme, ikke en mistillitserklæring til HR-avdelingen. På samme måte som styret ikke bokfører hver transaksjon selv, men ber om at det finnes fungerende rutiner for attestasjon og avstemming, er det tilstrekkelig å vite at ansettelsesprosessen har tilsvarende faste rutiner, og at de faktisk etterleves.

Oppsummering

Arbeidsgiveransvaret gjør selskapet erstatningsansvarlig for det en ansatt gjør, uavhengig av om ledelsen selv har gjort noe galt. Skaden viser seg ofte lenge etter ansettelsestidspunktet, mens beslutningsgrunnlaget ble lagt tidlig, av noen som ikke hadde informasjon om at noe var galt. Fordi de fleste som svikter tilliten er førstegangstilfeller uten tidligere rulleblad, ligger verdien av bakgrunnssjekk i å verifisere at grunnlaget for tilliten er reelt, ikke i å luke ut kjente risikopersoner. En standardisert, dokumentert prosess for dette er en kontrollmekanisme styret med rette kan etterspørre.