Hva koster en feilansettelse? Tallene norske ledere bør kjenne

"Vi tar det heller når vi ser det" er en vanlig holdning til risikoen for feilansettelse, helt til noen faktisk regner på hva den koster. Da blir det fort en samtale HR må kunne svare på i budsjettmøtet, ikke bare en magefølelse om at det gikk dårlig sist gang.

Norske undersøkelser gir et ganske samstemt bilde: en feilansettelse er dyr, den rammer oftere enn de fleste tror, og størstedelen av kostnaden er skjult i redusert produktivitet og tapt tid, ikke i lønnsslippen.

Tommelfingerregelen: 1,5 ganger årslønn

Den mest brukte tommelfingerregelen i norsk rekrutteringslitteratur anslår kostnaden ved en feilansettelse til om lag 1,5 ganger stillingens årslønn. Med en gjennomsnittlig norsk årslønn på 712 440 kroner (SSB, 2024-tall), tilsvarer det rundt 1,07 millioner kroner for en gjennomsnittlig rolle. For mellomledere anslår Simployer at kostnaden kan nå opp mot 2 ganger årslønn, og for lederstillinger med større ansvarsområde kan den strekke seg til flere millioner kroner.

Det er verdt å understreke at dette er en tommelfingerregel, ikke en presis formel. Den faktiske kostnaden varierer med rolle, bransje og hvor lang tid det tar før feilansettelsen oppdages og håndteres.

Hva undersøkelsene faktisk viser

En undersøkelse fra Proffice, omtalt av tidligere konsernsjef Per Bergerud, anslo gjennomsnittskostnaden til "oppunder én million" kroner. Da bedriftene ble bedt om å tallfeste egne erfaringer, oppga fire av ti en kostnad mellom 250 000 og 500 000 kroner, mens to av ti rapporterte tap på over 500 000 kroner, og da uten å regne inn de fleste indirekte kostnadene.

Hvor ofte skjer det? En undersøkelse fra Opinion/Experis blant 801 norske ledere fant at 40 prosent hadde opplevd en feilansettelse det siste året. En eldre undersøkelse fra Proffice/PAMA fant at to av tre ledere hadde opplevd minst én feilansettelse i løpet av karrieren. Uansett hvilket tall man legger til grunn, er konklusjonen den samme: dette er ikke et sjeldent unntak, det er noe de fleste ledere møter på.

Hva som faktisk driver kostnaden

Lønnskostnaden i seg selv er sjelden hoveddelen av regnestykket. Det som gjør en feilansettelse dyr, er summen av mindre synlige poster:

Lønn i oppsigelsestiden, ofte flere måneder der personen enten produserer lite eller ingenting, men fortsatt mottar full lønn.

Rekrutteringskostnadene på nytt, fra annonsering og rekrutteringsbyrå til intervjutid for de involverte, som må gjøres på ny for å finne en erstatter.

Intern tid, fra ledere og HR som bruker timer på oppfølging, vanskelige samtaler og en ny runde rekruttering, tid som ellers ville gått til andre oppgaver.

Tapt produktivitet, ofte beregnet til flere måneder med redusert kapasitet, både fra personen selv og fra kolleger som må kompensere eller rydde opp.

Team-effekten, som er vanskeligst å tallfeste, men reell: en feilansettelse i et lite team påvirker stemning, arbeidsbelastning og i verste fall gir økt turnover blant de som blir igjen.

Et eksempel på en fullstendig kostnadsberegning for en gjennomsnittlig stilling, der alle disse postene er inkludert, lander på rundt 1,03 millioner kroner, i tråd med tommelfingerregelen på 1,5 ganger årslønn.

Hvorfor de skjulte kostnadene er de som overrasker mest

Når ledere blir bedt om å anslå kostnaden ved en feilansettelse på forhånd, undervurderer de fleste den systematisk, nettopp fordi de tenker på lønn og en ny rekrutteringsrunde, og glemmer produktivitetstapet og team-effekten. Det er også derfor tallet ofte oppleves som en ubehagelig overraskelse i etterkant, ikke fordi kostnaden i seg selv er uvanlig, men fordi den sjelden er synlig før noen faktisk regner på den.

Dette er også grunnen til at kostnaden ved en feilansettelse er vanskelig å bruke som argument i forkant, før den har skjedd. Et regnestykke er lettere å ta til seg når det kobles til noe konkret: hva ville det kostet oss, gitt vår egen lønnsstruktur og vårt eget rekrutteringsvolum, hvis vi bommet på én av ansettelsene vi gjør i år?

Hvordan bakgrunnssjekk reduserer denne risikoen

En bakgrunnssjekk løser ikke alle årsaker til feilansettelse. Kulturmatch, motivasjon og faglig utvikling over tid lar seg ikke verifisere før noen starter i jobben. Men en del av risikoen ligger i informasjon som faktisk kan verifiseres før ansettelsen: stemmer utdanningen som er oppgitt, stemmer arbeidserfaringen og ansvarsområdene i CV-en, og er identiteten til personen du ansetter faktisk bekreftet.

Når disse grunnleggende faktaene er verifisert før dag én, elimineres en konkret undergruppe av feilansettelser, de som skyldes at CV-en rett og slett ikke stemte. Det er ikke hele løsningen på et regnestykke på én million kroner, men det er den delen av risikoen som er billigst å fjerne, fordi den kan sjekkes automatisk og på timer, ikke oppdages måneder inn i et ansettelsesforhold.

Slik regner du selv

Vil du anslå kostnaden for din egen virksomhet, er en forenklet fremgangsmåte:

1. Ta stillingens årslønn og multipliser med 1,5 (eller 2, for lederstillinger) som et grovt utgangspunkt
2. Legg til estimert lønn i oppsigelsesperioden, hvis den ikke allerede er dekket av tommelfingerregelen
3. Estimer rekrutteringskostnaden ved å gjøre prosessen på nytt: annonsering, byrå, og internt tidsbruk
4. Multipliser antall feilansettelser virksomheten typisk opplever per år med dette tallet, for å få et årlig risikobilde, ikke bare et engangstall

Oppsummering

Norske undersøkelser peker samstemt mot at en feilansettelse koster rundt én million kroner for en gjennomsnittlig stilling, med tommelfingerregelen 1,5 ganger årslønn som utgangspunkt. Rundt 4 av 10 ledere opplever en feilansettelse i løpet av et gitt år. Størstedelen av kostnaden er skjult i tapt produktivitet, intern tid og team-effekt, ikke i lønnsslippen. Å verifisere fakta i CV-en før ansettelse fjerner en konkret, billig å håndtere del av denne risikoen.