Referansesjekk: de beste spørsmålene å stille, og hvordan strukturere prosessen

De fleste referansesjekker bekrefter det rekruttereren allerede håpet på. Det er ikke fordi kandidaten alltid var like god som referansen sier, men fordi spørsmålene som stilles sjelden er laget for å avdekke noe annet. "Hvordan var det å jobbe med Kari?" inviterer til en hyggelig, generell setning. Det inviterer ikke til innsikt.

En referansesjekk er verdifull i den grad den gir deg informasjon du ikke allerede hadde fra CV-en og intervjuet. Det krever en annen tilnærming enn en uformell prat, selv om samtalen fortsatt skal oppleves naturlig for referansen som svarer.

Hva en referansesjekk faktisk skal svare på

Før du lager spørsmålene, er det verdt å bli enig internt om hva referansesjekken skal avklare. I praksis faller de fleste gode referansesjekker inn i fire kategorier:

Bekreftelse av fakta. Stemte tittel, ansettelsesperiode og ansvarsområder med det kandidaten selv oppga? Dette er den enkleste delen, men også den som oftest avdekker unøyaktigheter, ikke nødvendigvis løgn, men pyntede titler eller strukket varighet.

Kompetanse i praksis. Ikke om kandidaten "er flink", men om kandidaten leverte på konkrete deler av jobben som er relevante for stillingen du ansetter til. En referanse som har sett kandidaten håndtere et krevende kundeforhold gir deg noe helt annet enn et generelt skussmål.

Samarbeidsmønster. Hvordan kandidaten faktisk fungerer i et team, under press, og i uenighet med kolleger eller leder. Dette er informasjon du sjelden får fra et intervju, fordi kandidaten naturlig nok fremstiller seg selv i beste lys der.

Ville de ansatt personen igjen. Det enkleste og mest brukte spørsmålet, men bare nyttig hvis du også spør hvorfor, og hva referansen eventuelt ville gjort annerledes i samarbeidet.

Spørsmålene som faktisk gir svar

Om arbeidsforholdet

• Kan du bekrefte stillingstittel, ansettelsesperiode og hovedansvar?
• Hva var de tre viktigste resultatene kandidaten leverte i denne perioden?
• Hvorfor sluttet kandidaten, slik du husker det?

Om kompetanse

• På en skala fra 1–5, hvor vil du plassere kandidaten på [konkret ferdighet relevant for stillingen], og hva bygger vurderingen på?
• Kan du gi et konkret eksempel på en situasjon der kandidaten løste et problem godt?
• Var det noen del av jobben kandidaten strevde mer med enn andre?

Om samarbeid og arbeidsstil

• Hvordan vil du beskrive kandidatens væremåte i perioder med høyt arbeidspress?
• Hvordan håndterte kandidaten uenighet med deg eller andre kolleger?
• Hvilken type leder eller arbeidsmiljø fungerer best for denne personen?

Avsluttende

• Er det noe du tenker vi bør vite, som vi ikke har spurt om?
• Ville du ansatt denne personen igjen, i en tilsvarende rolle?

Det siste spørsmålet, "er det noe du tenker vi bør vite", fanger ofte opp det strukturerte spørsmål ikke gjør. En referanse som nøler eller svarer vagt her, sier ofte mer enn en referanse som svarer rett ut.

Skalaspørsmål slår åpne spørsmål, hvis du vil sammenligne

Hvis du referansesjekker flere kandidater til samme stilling, er skala- og flervalgsspørsmål mer nyttige enn rene fritekstsvar. Et tallsvar er lettere å sammenligne på tvers av kandidater og referanser, og reduserer rommet for at referansens formuleringsevne, ikke innholdet, styrer inntrykket ditt. Kombiner gjerne begge deler: en skala for å kunne sammenligne, og et par åpne spørsmål for å fange opp det tallene ikke viser.

Et konkret tips er å definere hva skalaen betyr før referansen svarer. "På en skala fra 1 til 5, der 5 er blant de beste du har jobbet med og 1 er klart under forventning, hvor vil du plassere kandidaten på samarbeidsevne?" gir et mer presist svar enn en skala uten forklaring.

Hvor mange referanser trenger du?

To referanser er et vanlig minimum, men verdien avhenger mer av hvem referansene er enn av antallet. En tidligere leder og en tidligere kollega gir deg to ulike perspektiver: lederen ser prestasjon og ansvar, kollegaen ser samarbeid i praksis. Be gjerne om at minst én referanse er en tidligere leder, ikke bare en kollega kandidaten selv har valgt fordi de vet svaret blir positivt.

Vær også oppmerksom på at kandidaten naturlig velger referanser som vil snakke positivt. Det er ikke i seg selv et problem, men det betyr at strukturen på spørsmålene, ikke hvor mange referanser du samler inn, er det som avgjør om du får reell informasjon.

Skriftlig eller muntlig referansesjekk

En telefonsamtale gir rom for oppfølgingsspørsmål der og da, men den er også sårbar for at referansen svarer det som er raskest og hyggeligst å si i øyeblikket. En skriftlig, digital referansesjekk gir referansen tid til å tenke seg om før de svarer, og gir deg et strukturert, sammenlignbart og dokumentert svar du kan gå tilbake til.

Digital referansesjekk løser også et praktisk problem mange rekrutterere kjenner igjen: referansen som er vanskelig å få tak i, som ikke svarer på telefonen, eller som må ringes tre ganger før samtalen faktisk skjer. Med en skriftlig lenke kan referansen svare når det passer dem, uten at det stopper resten av prosessen.

I Approof identitetsverifiseres referansepersonen med BankID før de svarer, slik at du vet at det faktisk er riktig person som har gitt tilbakemeldingen, ikke en venn eller kollega kandidaten har bedt om å svare i deres sted.

Vanlige feil å unngå

Å stille samme generelle spørsmål til alle referanser, uansett rolle. En referanse fra en tidligere leder bør få andre spørsmål enn en referanse fra en likestilt kollega.

Å ikke forberede referansen på hva som spørres om. Del gjerne stillingsbeskrivelsen med referansen på forhånd, slik at svarene blir mer relevante for rollen kandidaten faktisk skal inn i.

Å la referansesjekken bli en formalitet helt til slutt. Hvis referansesjekken kun gjøres for å bekrefte en beslutning som allerede er tatt, mister den funksjonen som beslutningsstøtte og blir i stedet ren dokumentasjon.

Å ikke dokumentere svarene strukturert. Muntlige referansesjekker som kun oppsummeres i en kort internnotis er vanskelige å sammenligne og vanskelige å vise til i etterkant, om det skulle bli nødvendig.

Oppsummering

En god referansesjekk er strukturert, kombinerer skala- og åpne spørsmål, og stiller ulike spørsmål til ulike typer referanser. Målet er ikke å bekrefte det du allerede tror om kandidaten, men å hente inn informasjon du ikke hadde fra før. Digital, skriftlig referansesjekk med identitetsverifisering gjør prosessen raskere å gjennomføre og enklere å dokumentere enn en telefonrunde.